Департамент документационного обеспечения

Директор департамента документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края - Давыдов Семён Николаевич. Тел. 253-69-12

Департамент создан с целью документационного обеспечения деятельности губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края и Аппарата Правительства.

 В состав Департамента входят отделы:

  • отдел обработки служебной корреспонденции;

  • отдел экспертизы и редактирования документов;

  • отдел контроля;

  • отдел по работе с обращениями граждан.


Основные задачи


Исходя из цели создания Департамента, направленной на организацию, руководство, координацию, контроль и реализацию работ по документационному обеспечению, Департамент решает следующие основные задачи:

1. в сфере функционирования единой системы работы с документами:

1.1. обеспечение единого порядка документирования деятельности губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Аппарата Правительства;

1.2. организация документооборота в Правительстве Пермского края, Администрации губернатора, Аппарате Правительства, исполнительных органах государственной власти Пермского края с использованием интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (далее – ИСЭД ПК);

1.3. обеспечение организации проведения лингвистической экспертизы и редактирования проектов правовых актов губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, руководителя Администрации губернатора, председателя Правительства Пермского края, Аппарата Правительства, писем губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, а также писем заместителей председателя Правительства Пермского края, направляемых в Управление Президента Российской Федерации по работе
с обращениями граждан и организаций;

1.4. координация работ по совершенствованию форм и методов работы с документами, в том числе в ИСЭД ПК, по направлениям дальнейшей автоматизации процессов создания, обмена, обработки и хранения электронных документов, архивного хранения электронных документов;

1.5. осуществление методического руководства по организации делопроизводства и контроля соблюдения установленного порядка работы с документами в Администрации губернатора, структурных подразделениях Аппарата Правительства и исполнительных органах государственной власти Пермского края, в том числе с использованием ИСЭД ПК;

1.6. обеспечение комплектования, хранения, учета и использования текущего архивного фонда документов губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Администрации губернатора и Аппарата Правительства; подготовка документов к передаче на дальнейшее государственное хранение;

2. в сфере контроля – обеспечение своевременного и в полном объеме исполнения:

постановлений Законодательного Собрания Пермского края;

правовых актов губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Правительства Пермского края;

поручений, содержащихся в протоколах аппаратных и тематических совещаний, возглавляемых губернатором Пермского края, в протоколах заседаний Правительства Пермского края, координационных и совещательных органов Правительства Пермского края, возглавляемых председателем Правительства Пермского края, а также поручений председателя Правительства Пермского края, в том числе содержащихся в протоколах проведенных им совещаний;

приказов Аппарата Правительства;

резолюций по служебным письмам, рассмотренным губернатором Пермского края, руководителем Администрации губернатора, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем Аппарата Правительства;

обращений граждан и общественных объединений, в том числе юридических лиц (далее – обращения заявителей), рассмотренных губернатором Пермского края, руководителем Администрации губернатора, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем Аппарата Правительства;

3. реализация конституционного права граждан на обращения в органы государственной власти Пермского края;

4. выполнение иных задач в соответствии с поручениями председателя Правительства Пермского края и руководства Аппарата Правительства.


 Функции Департамента

В целях реализации возложенных задач Департамент осуществляет следующие функции:

1. в сфере функционирования единой системы работы с документами:

1.1. по вопросам обеспечения единого порядка документирования деятельности губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Аппарата Правительства:

1.1.1. организует работу по подготовке документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения, государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ 7.08-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», инструкции по делопроизводству;

1.1.2. разрабатывает и внедряет унифицированные формы документов, в случае необходимости вносит в них изменения;

1.1.3. осуществляет разработку и проектирование бланков документов, организует изготовление бланков типографским способом или тиражированием, обеспечивает учет гербовых бланков документов, осуществляет контроль за их применением и уничтожением испорченных бланков;

1.1.4. обеспечивает создание документов, в том числе электронных, на стандартных бланках с установленным составом реквизитов и их соответствующим расположением;

1.1.5. осуществляет копирование и оперативное тиражирование документов;

1.2. по вопросам организации документооборота в Правительстве Пермского края, Администрации губернатора, Аппарате Правительства, исполнительных органах государственной власти Пермского края с использованием ИСЭД ПК:

1.2.1. осуществляет прием корреспонденции, поступающей в адрес должностных лиц: губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Аппарата Правительства, а также в Правительство Пермского края и Аппарат Правительства, в том числе по каналам электронной почты и факсимильной связи;

осуществляет экспедиционную обработку поступающей корреспонденции (проверяет правильность доставки, наличие документов и приложений к ним, распределяет на регистрируемые и не подлежащие регистрации), а также централизованную регистрацию указанной корреспонденции в ИСЭД ПК;

1.2.2. осуществляет централизованную регистрацию в ИСЭД ПК:

правовых актов губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Аппарата Правительства, а также справок, планов, поручений губернатора Пермского края и председателя Правительства Пермского края;

исходящей и внутренней корреспонденции губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства, руководителя Аппарата Правительства, а также Аппарата Правительства;

1.2.3. осуществляет подготовку и распределение входящих, исходящих и внутренних документов к рассмотрению губернатором Пермского края, председателем Правительства Пермского края;

1.2.4. осуществляет подготовку проектов резолюций (поручений) на корреспонденцию к рассмотрению губернатором Пермского края, председателем Правительства Пермского края;

1.2.5. передает корреспонденцию на исполнение в соответствии с резолюциями (поручениями);

1.2.6. организует работу с документами, в том числе в ИСЭД ПК, в части управления ими и обеспечения соответствующего доступа к ним; осуществляет контроль работы в ИСЭД ПК;

1.2.7. организует единый порядок работы в ИСЭД ПК по документационному обеспечению, в том числе с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»; обеспечивает оформление обязательных сведений о документах для их поиска в ИСЭД ПК;

1.2.8. осуществляет проверку комплектности исходящего документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, некомплектные и неправильно оформленные документы возвращает исполнителю;

1.2.9. осуществляет вывод на печать на гербовых бланках документов, представляемых на подпись губернатору Пермского края, председателю Правительства Пермского края;

1.2.10. организует отправку исходящей корреспонденции с применением электронного документооборота посредством ИСЭД ПК и системы межведомственного электронного документооборота, а также посредством Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, отделений связи «Почта России».

1.2.11. организует работу франкировальной машины;

1.2.12. обеспечивает изготовление и направление в установленном порядке копий:

указов губернатора Пермского края и постановлений Правительства Пермского края в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Пермскому краю, Законодательное Собрание Пермского края, в справочные правовые системы с целью размещения их в региональных базах данных и доведения до сведения заинтересованных государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Пермского края и организаций; указов и распоряжений губернатора Пермского края, постановлений и распоряжений Правительства Пермского края (за исключением актов по кадровым и организационным вопросам) в центр специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации в Пермском крае, в прокуратуру Пермского края; законов Пермского края, указов губернатора Пермского края, постановлений Правительства Пермского края, а также распоряжений губернатора Пермского края, Правительства Пермского края и председателя Правительства Пермского края, имеющих пункт об официальном опубликовании, нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Пермского края в типографию в соответствии с заключенными договорами для официального опубликования в Бюллетене законов Пермского края, правовых актов губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края;

1.2.13. обеспечивает размещение законов Пермского края, указов губернатора Пермского края, постановлений Правительства Пермского края на Официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru);

1.2.14. осуществляет автоматизированную обработку и формирование базы данных нормативных правовых актов и распорядительных документов губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Правительства Пермского края и Аппарата Правительства, рассылку их текстов по ИСЭД ПК или электронной почте структурным подразделениям Аппарата Правительства, исполнительным органам государственной власти Пермского края;

1.2.15. ведет обособленно картотеку документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также журнал учета движения документов с грифом «Для служебного пользования»;

1.2.16. осуществляет в установленном порядке копирование (тиражирование) документов с грифом «Для служебного пользования» и ведет их учет поэкземплярно;

1.2.17. заверяет соответствие копий документов (в том числе правовых актов и распорядительных документов) подлинникам, находящимся на хранении в Департаменте, удостоверяет копии печатью установленного образца по заявкам руководителей структурных подразделений Администрации губернатора, Аппарата Правительства и исполнительных органов государственной власти Пермского края, а также сторонних организаций;

1.2.18. заверяет и удостоверяет печатью установленного образца регистрационные карточки документов, находящихся в ИСЭД ПК, в рамках своей компетенции;

1.2.19. осуществляет подготовку материалов к заседанию Правительства Пермского края и представляет их в организационно-протокольный департамент Аппарата Правительства;

1.2.20. разрабатывает номенклатуру дел Аппарата Правительства;

1.2.21. обобщает данные, составляет и направляет руководству единую сводку об объемах документооборота, в том числе по обращениям граждан и организаций;

1.3. по вопросам обеспечения организации проведения лингвистической экспертизы и редактирования проектов правовых актов губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Аппарата Правительства, писем губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, а также писем заместителей председателя Правительства Пермского края, направляемых в Управление Президента Российской Федерации по работе
с обращениями граждан и организаций (далее – проекты документов):

1.3.1. осуществляет контроль исполнения установленных требований к оформлению проектов документов;

1.3.2. осуществляет проверку комплектности приложений и сопроводительных материалов к проектам документов, представленных на визирование в Департамент, а также наличия виз внутреннего и внешнего (при необходимости) согласования;

1.3.3. осуществляет проверку полноты и обоснованности содержания представленных проектов документов на соответствие исполняемому поручению;

1.3.4. осуществляет нормоконтроль проектов правовых актов на предмет соответствия содержания текста нормам и требованиям, установленным стандартами и другими нормативными документами, определяет заинтересованные стороны для его согласования;

1.3.5. осуществляет лингвистическую экспертизу проектов документов на предмет оценки их соответствия нормам современного русского литературного языка с учетом функционально-стилистических особенностей, обеспечения терминологического соответствия текста принятым нормам и правилам, устраняет орфографические и пунктуационные ошибки;

1.3.6. вносит редакционные правки: уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста, последовательность слов в отдельных предложениях и словосочетаниях, а также из текста изымаются повторы, длинноты и т.п., текст дополняется фрагментами, делающими его более ясным, точным и актуальным, с целью достижения стилистического единообразия;

1.3.7. уточняет структуру проектов документов;

1.3.8. визирует проекты документов по завершении лингвистической экспертизы и редактирования;

1.3.9. возвращает исполнителям на доработку проекты документов, подготовленные с нарушением установленных требований к оформлению, а также несоответствующие исполняемому поручению;

1.4. по вопросам координации работ по совершенствованию форм и методов работы с документами:

1.4.1. определяет задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;

1.4.2. вносит предложения по оптимизации работы с документами в ИСЭД ПК, в том числе по изменению и внедрению новых процессов ИСЭД ПК, сокращению документооборота;

1.4.3. организует совместно с департаментом материально-технического обеспечения Аппарата Правительства работы по сопровождению и развитию ИСЭД ПК, участвует в разработке и согласовании технических заданий на разработку и совершенствование информационных, документационных технологий, а также участвует в приемке этих технологий;

1.4.4. изучает передовой опыт по использованию электронного документооборота, вносит предложения по применению данного опыта на практике;

1.4.5. осуществляет справочно-информационную работу по вопросам прохождения и исполнения документов;

1.5. по вопросам осуществления методического руководства по организации делопроизводства и контроля соблюдения установленного порядка работы с документами:

1.5.1. разрабатывает и обеспечивает применение нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения, осуществляет контроль над их исполнением;

1.5.2. проводит консультационную работу с сотрудниками структурных подразделений Администрации губернатора и Аппарата Правительства, исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Пермского края по вопросам документирования деятельности, документооборота, организации работы с обращениями заявителей, исполнению документов;

1.5.3. участвует в мероприятиях по обучению и развитию навыков государственных гражданских служащих Пермского края по вопросам документационного обеспечения в структурных подразделениях Аппарата Правительства, в исполнительных органах государственной власти Пермского края и органах местного самоуправления муниципальных образований Пермского края;

1.5.4. оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел, в формировании, оформлении и описании дел;

1.5.5. контролирует выполнение исполнительными органами государственной власти Пермского края установленных правил работы с документами, проводит проверки организации документационного обеспечения и доводит результаты проверок до руководителей для принятия соответствующих мер;

1.6. по вопросам обеспечения комплектования, хранения, учета и использования текущего архивного фонда документов:

1.6.1. организует в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления отбор, учет, обработку, использование и обеспечивает сохранность документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в результате деятельности губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Администрации губернатора и Аппарата Правительства;

1.6.2. организует работу экспертной комиссии Аппарата Правительства по определению ценности и состояния документального фонда, по актированию к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, образующихся в результате деятельности губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Администрации губернатора и Аппарата Правительства;

1.6.3. организует работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

1.6.4. осуществляет работу по составлению номенклатуры дел Аппарата Правительства;

1.6.5. осуществляет контроль над правильностью формирования и оформления структурными подразделениями Администрации губернатора и Аппарата Правительства дел, подлежащих передаче на текущее архивное хранение в Аппарат Правительства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

1.6.6. осуществляет подготовку на хранение документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения по основной деятельности и по личному составу;

1.6.7. принимает на хранение дела по описи от структурных подразделений Администрации губернатора и Аппарата Правительства;

1.6.8. осуществляет подготовку и передачу документов постоянного хранения в государственное краевое учреждение «Государственный архив Пермского края» в соответствии с действующими нормативами и номенклатурой дел;

1.6.9. обеспечивает сохранность документов текущего архивного фонда, контролирует температурно-влажностный и световой режим, проведение санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях, в которых размещается текущий архивный фонд;

1.6.10. осуществляет подготовку и представление по запросам граждан и организаций архивных справок и копий документов ведомственного хранения;

2. в сфере контроля – обеспечивает исполнение поручений, служебных писем, обращений заявителей (далее – Документы), в том числе:

2.1. осуществляет постановку на контроль в ИСЭД ПК:

постановлений Законодательного Собрания Пермского края;

правовых актов губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Правительства Пермского края;

поручений, содержащихся в протоколах аппаратных и тематических совещаний, возглавляемых губернатором Пермского края, в протоколах заседаний Правительства Пермского края, координационных и совещательных органов Правительства Пермского края, возглавляемых председателем Правительства Пермского края, а также поручений председателя Правительства Пермского края, в том числе содержащихся в протоколах проведенных им совещаний;

приказов Аппарата Правительства;

резолюций по служебным письмам, рассмотренным губернатором Пермского края, руководителем Администрации губернатора, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем Аппарата Правительства;

обращений заявителей, рассмотренных губернатором Пермского края, руководителем Администрации губернатора, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем Аппарата Правительства;

2.2. осуществляет контроль соблюдения установленного порядка изменения резолюций в части сроков исполнения и ответственного за исполнение Документов;

2.3. обеспечивает реализацию управления Документами от создания (регистрации) до направления их на архивное хранение:

осуществляет мероприятия предупредительного контроля за исполнением в установленные сроки – систематическое информирование о Документах, срок исполнения которых истекает на следующей за текущей неделе;

обеспечивает еженедельное информирование председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Администрации губернатора, руководителя Аппарата Правительства, руководителей исполнительных органов государственной власти Пермского края о состоянии исполнения (неисполнении, несвоевременном или ненадлежащем исполнении) Документов и распределении ответственности за их исполнение (список исполнителей с указанием ответственного);

осуществляет мониторинг своевременного и качественного выполнения Документов, ведет работу с непосредственными исполнителями;

организует работу по внесению в ИСЭД ПК сведений о факте выполнения – установлению связанных процессов с зарегистрированным исходящим документом;

осуществляет в ИСЭД ПК снятие с контроля исполненных Документов или продление сроков их исполнения;

2.4. осуществляет формирование периодических (еженедельных, ежемесячных, ежеквартальных) отчетов по результатам анализа исполнения Документов для принятия управленческих решений;

2.5. вносит предложения по предупреждению и устранению причин несвоевременного и ненадлежащего исполнения Документов;

3. в сфере реализации конституционного права граждан на обращения в органы государственной власти Пермского края:

3.1. обеспечивает ежедневный прием граждан, обратившихся в приемную губернатора Пермского края, прием обращений в адрес губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, в том числе по вопросу личного приема, составление графиков приема граждан председателем Правительства Пермского края и заместителями Председателя Правительства Пермского края;

3.2. осуществляет прием устных, письменных и в форме электронного документа обращений заявителей и их регистрацию в ИСЭД ПК;

3.3. осуществляет предварительное рассмотрение и обработку обращений заявителей, направляет их на рассмотрение губернатору Пермского края, председателю Правительства Пермского края, заместителям председателя Правительства Пермского края, в Администрацию губернатора, Аппарат Правительства, а также по компетенции в исполнительные органы государственной власти и органы местного самоуправления муниципальных образований Пермского края;

3.4. осуществляет подготовку, регистрацию и отправку уведомлений заявителям о направлении обращения по компетенции, а также сопроводительных писем в организации и учреждения Пермского края с приложенными обращениями заявителей для решения поставленных в обращениях вопросов;

3.5. осуществляет контроль подготовки ответов на предложения и обращения заявителей, переданные в ходе личного приема;

3.6. осуществляет учет и системный анализ обращений заявителей, обобщает результаты анализа, осуществляет подготовку отчетности по обращениям, поступившим из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций;

3.7. осуществляет контроль по размещению информации на официальном сайте «Интернет-приемная Пермского края», вносит предложения по изменению содержательной части сайта;

4. в сфере общих вопросов, находящихся в компетенции Департамента:

4.1. участвует в разработке проектов законов Пермского края, указов и распоряжений губернатора Пермского края, постановлений и распоряжений Правительства Пермского края, приказов Аппарата Правительства;

4.2. участвует по поручению руководителя Аппарата Правительства или заместителя руководителя Аппарата Правительства в рассмотрении входящей корреспонденции и подготовке ответов;

4.3. вносит предложения по формированию сметы расходов на содержание Аппарата Правительства;

4.4. осуществляет подготовку проектов государственных контрактов (договоров) на оказание услуг по изготовлению типографским способом гербовых бланков, почтовой связи, по переплету архивных документов, курьерские услуги по доставке служебной и иной корреспонденции, услуг по доставке периодических печатных изданий, работ и услуг по изданию, доставке и распространению Бюллетеня законов Пермского края, правовых актов губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края, на техническое обслуживание и эксплуатацию франкировальной машины (далее – государственные контракты);

4.5. осуществляет контроль выполнения заключенных государственных контрактов и участвует в приемке работ (услуг);

4.6. проверяет и визирует выставленные согласно заключенным государственным контрактам счета, акты выполненных работ;

4.7. организует работу по подписке периодических изданий и газет для председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края;

4.8. участвует в осуществлении внутреннего финансового контроля в порядке, определенном федеральным и краевым законодательством.

5. Департамент осуществляет иные функции, устанавливаемые правовыми актами председателя Правительства Пермского края и приказами Аппарата Правительства.

Положение о департаменте утверждено распоряжением председателя Правительства Пермского края от 20.10.2015 № 161-рпп «О внесении изменения в Положение о департаменте документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края, утвержденное распоряжением председателя Правительства Пермского края от 29.10.2013 № 184-рпп».

Распоряжение Председателя Правительства Пермского края от 18.10.2016 № 159-рпп «О внесении изменений в отдельные распоряжения председателя Правительства Пермского края» (pdf, 157.92 Кб)

Дата публикации 21 октября 2016
Дата изменения 21 октября 2016

Распоряжение председателя Правительства Пермского края от 20.10.2015 № 161-рпп «О внесении изменения в Положение о департаменте документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края, утвержденное распоряжением председателя…» (pdf, 24.19 Кб)

Дата публикации 22 октября 2015
Дата изменения 22 октября 2015

Распоряжение председателя Правительства Пермского края от 22.01.2015 № 3-рпп «О внесении изменений в отдельные распоряжения председателя Правительства Пермского края в связи с переименованием структурных подразделений Аппарата Правительства…» (pdf, 290.34 Кб)

Дата публикации 27 января 2015
Дата изменения 27 января 2015

Распоряжение председателя Правительства Пермского края от 29.10.2013 № 184-рпп «Об утверждении Положения об управлении документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края» (pdf, 21.07 Кб)

Дата публикации 04 ноября 2013
Дата изменения 04 ноября 2013